Vamos descobrir juntos como escolher o melhor CRM para seu negócio e qual o momento certo de trocar de ferramenta, mas, antes, deixe-me contar por que resolvi escrever esse artigo.
É bem comum observarmos nossos clientes trocando de CRM todo ano com a mesma promessa: esse vai resolver!
Vem aquela empolgação inicial, a descoberta de funcionalidades novas (ou que já existiam no outro e eles nem sabiam), até que a rotina se impõe e começam os mesmos questionamentos: os resultados melhoraram?
Não, normalmente continuam na mesma.
Claro que para justificar a troca, todas as áreas concordam que o sistema não é o problema e talvez essa seja a única verdade absoluta dessa história toda.
Mas então, qual seria o problema?
A agência de marketing, o gestor de tráfego? A equipe de vendas e/ou o gestor de vendas? Algo externo, como a crise, o concorrente, a copa ou as eleições? Vamos descobrir juntos.
A troca do CRM e a ilusão da “ferramenta milagrosa”
Você vende pacote de viagens e em um belo sábado à tarde, de bobeira no Instagram após o almoço, recebe aquele anúncio matador: “conheça o CRM feito para quem vende pacote de viagens”.
Aí que começa o problema.
Você já tem um CRM de mercado, que está certamente sendo subutilizado, e lembra que suas vendas não estão performando como esperado.
Ao ver um anúncio desse, você pensa: é isso! Por isso as coisas nunca foram pra frente, eu estava usando o CRM errado o tempo todo.
Isso justifica tudo:
- O vendedor que não alimenta a ferramenta;
- O gestor que não tira e interpreta dados da ferramenta;
- A falta de integração com outras ferramentas de marketing;
- A falta de rastreamento para entender em qual parte está o gargalo;
- E sua falta de conhecimento sobre processos de marketing e vendas integrados.
Afinal, é muito mais fácil e confortável comprar a narrativa de um anúncio atraente como esse do que olhar para seus problemas internos.
Calma, não estou te criticando de graça. Eu trabalho com marketing, sei como funciona e os gatilhos que queremos ativar ao fazer uma copy dessas.
Não é maldade do anunciante do CRM milagroso, também não é irresponsabilidade ou preguiça sua, são atalhos genuínos que nossa mente busca para chegar em resultados mais rápidos e que por vezes funcionam, mas na maioria delas, infelizmente não.
O importante até aqui é você entender que não existe ferramenta milagrosa. Agora sim, vamos para o próximo passo
Seu CRM é só um reflexo do problema
Toda ferramenta, por “pior” que seja, acaba deixando claro todos os problemas da empresa.
Veja as seguintes situações:
- Você abre o CRM e não tem informações lá: o problema costuma ser a falta de disciplina da equipe de vendas para alimentá-lo ou a falta de firmeza do gestor para cobrar;
- Você abre o CRM, tem informações, mas não acha nada: seu gestor não deve estar acompanhando o que está sendo preenchido ou o processo não está claro e padronizado para a equipe;
- Você pede para seu gestor tirar uma informação do CRM e ele demora ou não consegue: falta acompanhamento do gestor, não houve entendimento de como funciona a ferramenta ou falta integração com outras ferramentas;
- Seus vendedores usam planilha, bloco de notas e reclamam de falta de tempo para preencher o CRM: falta priorização e cobrança das demandas, pois alimentar sistema é uma parte crucial para entender se o processo funciona e encontrar os gargalos.
Percebe que poderíamos estressar diversas situações e teria algum ponto interno do processo para analisarmos?
Por isso, antes de trocar de CRM, tente interpretar o que o seu atual está tentando te dizer sobre seu processo, sua equipe de vendas e seus gestores.
Não sei se passou batido para você que escrevi pior entre aspas ali em cima. Deu pra entender o motivo? Você só vai saber se o seu CRM é ruim, se alimentá-lo constantemente, com padronização, acompanhamento, integração e tirando dados dele.
Com tudo isso em mãos, aí sim você está apto a decidir se precisa trocar de CRM.
Como escolher o melhor CRM de hora da troca?
A maturidade do seu processo vai determinar o tipo de software que você deve escolher.
Para exemplificar de forma simples, vamos dividir em 3 etapas, mas fique à vontade para entender qual cenário mais se aproxima do seu e adaptar a sua realidade:
Estou começando a estruturar meu processo de vendas e pesquisando um CRM
Nessa etapa, normalmente as empresas têm poucos profissionais de venda, por vezes apenas um, então o foco aqui é começar a registrar o processo para se preparar para um crescimento posterior.
Opte por um sistema simples, com etapas bem definidas, licenças baratas que não vão inviabilizar a operação, mas que tenha integração com E-mail e WhatsApp para facilitar o dia a dia do vendedor.
Com poucas pessoas, normalmente as funções são acumuladas, então a necessidade de software não pode sobrecarregar o dia a dia do vendedor ao ponto de ele não alimentar o sistema.
As cobranças de metas devem ser adaptadas, entendendo que 1 hora do dia deve ser direcionada para alimentar o sistema. É melhor ter tudo registrado e replicável do que ter alguém com metas altíssimas dependendo apenas da sua habilidade de vendas.
Por último, evite a perfeição.
Use as etapas já disponíveis na maior parte dos CRMs de mercado para iniciar a estruturação do seu processo, dificilmente você vai precisar mais do que isso, por mais que acredite que seu negócio é muito diferente de todos os outros. Alerta de Spoiler: não é!
Resumo: escolha um CRM de mercado, escolha um plano simples e foque em alimentá-lo para tirar informações confiáveis.
Já tenho um processo de vendas e quero um CRM para escalar
Independente do tamanho da sua equipe, esse é um momento diferente do primeiro uma vez que seu processo já está estruturado.
O fato de você precisar escalar, significa que seu processo atual está validado. Não importa se você registra informações em uma planilha ou se já usa algum software para isso, o importante é que você tem registro.
Com isso em mãos, o CRM de sua escolha deve fornecer relatórios ou painéis de acompanhamento que te deem mais inteligência e facilitem a velocidade da tomada de decisão.
Além da parte de análise e inteligência de dados, você pode precisar de uma personalização mais avançada das etapas do funil de vendas. Isso não invalida que o funil padrão adotado pelas ferramentas seja funcional, mas como o seu processo já funciona, o ideal é adaptar a ferramenta ao seu processo, eliminando gargalos, e não mudar o seu processo para se adaptar a uma ferramenta.
Por último, será importante que o CRM tenha integração com ferramentas de e-mail marketing ou automações mais complexas de marketing. Afinal, se o seu processo de vendas já funciona, talvez seja hora de implementar ações de recuperação e nutrição de marketing, otimizando o trabalho de seus vendedores.
Resumo: escolha um CRM que forneça dashboards, inteligência de dados, personalização das etapas do funil e integração com ferramentas de marketing.
Já tenho processos automatizados, integrados e validados, devo trocar de CRM?
Essa é uma etapa crítica para mudança de CRM que normalmente é motivada por necessidade de redução de custos ou uma nova tecnologia que faria toda diferença no processo.
Se o seu CRM ficou caro demais ao ponto de sofrer pressão do financeiro, precisa-se entender se o problema é de fato o software ou o processo.
Por vezes, um processo robusto deixa passar vícios que não deveriam estar e acabaram usando o CRM como muleta. Ou seja, na tentativa de facilitar a vida do vendedor e otimizar um processo, uma função do CRM pode virar luxo.
Antes de brigar com seu financeiro ou de deixar sua equipe de vendas toda descontente, revise o seu processo. Desça para a operação, converse com os vendedores, líderes, veja os dados, e entenda onde isso ficou “caro demais”.
Além de revisar funcionalidade, revise também a quantidade de licenças, o tamanho da base de dados, o armazenamento de arquivos, que normalmente são outros pontos que podem encarecer a mensalidade de um CRM.
Isso, na verdade, deve ser feito de tempos em tempos, então aproveite o alerta do financeiro e coloque na sua rotina para fazer essa revisão periodicamente. Ah, não se esqueça de mandar um e-mail para o financeiro mostrando que você faz isso preventivamente para ganhar pontos e evitar que parta deles o alerta.
Agora, se a questão foi a necessidade de uma nova funcionalidade ou atualizar uma tecnologia, o ideal é fazer um estudo para projetar o quanto esse investimento pode retornar para a empresa.
Esse planejamento evita que o financeiro negue verba para contratação e traz clareza se a mudança de CRM trará os resultados esperados.
Ecossistema RD Station: Marketing, Vendas e Atendimento
Como falei durante todo artigo, a integração ou possível integração entre Marketing e Vendas é um dos pontos altos quando pensamos em plataformas, além de pensar em um software que se adapte ao seu momento, por isso indicamos e somos parceiros RD.
O RD Vendas possui planos gratuitos para quem quer começar a estruturar e registrar sua operação, contendo:
- Funil de Vendas;
- Lembrete de tarefas e follow-up;
- CRM para Vendas por WhatsApp;
- Disparo de emails;
- Histórico de interações.
Tudo isso para até 4 usuários. Não tem desculpa para continuar na planilha, né?
Em planos mais avançados você tem diversas customizações, automações e integrações que deixam seu processo do jeito que precisa.
Além disso, ainda tem as plataformas de Marketing e Atendimento que integram tudo de forma nativa e dão a inteligência necessária para o seu negócio.
Começando com qualquer plataforma RD, fica fácil evoluir e ver a plataforma crescendo junto com sua empresa.
Quer conhecer a RD ou falar sobre seu processo de vendas e sua necessidade de implementar um CRM? Entre em contato conosco, diga que veio por meio deste artigo e ganhe uma consultoria gratuita para entender o melhor caminho para sua empresa.
